EMAIL ARCHIVERING

Email heeft de "gewone brievenbus" bijna verdrongen uit ons dagelijks bestaan. Email wordt steeds meer de vervanger van alle brievenpost. Hoe archiveert u email zodat u na 5 jaar of langer uw berichten nog kunt lezen? Hier vertellen wij u hoe om te gaan met een emailarchief, het is belangrijk dat u de tekst helemaal doorleest zodat alle voordelen van standaardisatie voor u duidelijk en helder zijn. Neem bij vragen s.v.p. contact op.

Met de gratis thuisgebruikersversie van Mailstore Home kunt u simpel archiveren en onder andere een backup maken.
Meer functies nodig? Klik hier voor de MailStore Server (ook voor uw pc!)

Er is onderscheid te maken tussen emailarchivering op 1 computer en archivering van een emailserver. Hieronder wordt de handmatige emailarchivering van 1 computer uitgelegd.
Wanneer u de gratis versie van MailStore Hiome gebruikt wordt dit proces voor u uit handen genomen. Let op:  MailStore Home maakt geen archief aan naar een netwerkstation, de betaalde versie van MailStore Server heeft deze beperking niet.

LES 1.

Er zijn verschillende emailsystemen in omloop, de op dit moment meest gebruikte systemen voor particulier gebruik zijn van Microsoft: Outlook Express, Windows Mail of Windows Live Mail. Deze zijn niet echt geschikt om te archiveren vanwege de beperkte in- en export functies. Er is een betaalde versie, "het volwassen broertje": Outlook.  Wereldwijd wordt Outlook op zeer grote schaal gebruikt, we kunnen dan ook spreken van standaardisatie. Er zijn andere emailprogramma’s zoals Pocomail, Novell’s Evolution, TheBat!, Eudora, Mozilla Thunderbird, Pegasus, Opera etc. te gebruiken maar vroeg of laat komt u waarschijnlijk in de problemen met uw archief vanwege het gebrek aan standaardisatie.

voorbeeld Outlook emailbox
 

Outlook werkt met zogenaamde PST-files. Een PST file bestaat uit email + bijlage(n), contactpersonen, agenda, taken, concepten etc.

voorbeeld locatie van .pst file Outlook emailbox



In Outlook kunnen we ook de Outlook Connector toevoegen. Met de connector kunnen we emailaccounts toevoegen die alleen bereikbaar zijn via het Internet met behulp van een Internetbrowser. Zodoende kunnen deze Internet emailaccounts synchroniseren met Outlook waardoor deze email ook kan worden gearchiveerd.

voorbeeld Outlook Connector


Wanneer u gebruik maakt van Internet emailaccounts zoals Hotmail, Gmail, Windows Live etc. is er vaak een quotabeperking en is archivering vaak niet mogelijk. Met MailStore kunt u ook vaak deze online accounts archiveren. Raadpleeg de website www.mailstore.com voor de laatste informatie. Realiseert u zich dan ook dat de controle en het beheer van deze programma’s en uw belangrijke data buiten uw invloedssfeer liggen. U heeft geen rechten en kunt vaak geen aanspraak maken op een backup van uw gegevens. In het ergste geval bent u bij een storing, brand of diefstal van gegevensdragers bij derden, op een dag alles kwijt.

In het kort gezegd: Ga zo snel mogelijk over op Microsoft Outlook wanneer u wilt archiveren en importeer de gegevens uit andere emailprogramma’s. Door een nieuwe zakelijke pc of een notebook aan te schaffen met een OFFICE READY pakket kunt u zeer voordelig de office-applicaties zoals Outlook, Word, Excel, Powerpoint en Access aanschaffen. LET OP: De Home & Studentversie bevat GEEN Outlook !!! Hier vindt u meer informatie over de verschillende Officepakketten.

ga hier naar LES 2.

Emailarchivering les 2
Emailarchivering les 3
Emailarchivering les 4
MailStore Home
MailStore Server